Conditions d’utilisation

La Common Wealth doit :

• fournir et maintenir un portail libre-service pour le promoteur du régime et les membres parrains du régime, qui fournit du matériel de communication sur les caractéristiques et avantages du régime, ainsi que des documents détaillés appuyant le processus d’inscription des membres ainsi que les exigences de gestion de la paie et des données de l’employeur.
•  répondre à, ou accuser réception des messages vocaux, courriels, courriels ou fax du promoteur du régime aux administrateurs de la Common Wealth d’ici la fin de la journée ouvrable suivante.
• émettre une déclaration annuelle au membre dans les 60 jours ouvrables suivant la fin de l’année civile.
• mettre à la disposition des membres du régime des membres du régime des outils de soutien à la planification de la retraite.

Le promoteur du régime doit :

• recevez des avis et autres informations pertinentes par communications électroniques et acceptez de consulter régulièrement le portail employeur.
• répondre ou accuser réception des messages vocaux, courriels, courriels et fax de la Common Wealth adressés au promoteur du régime rapidement et, en cas de données liées à la paie des employés et des problèmes liés à la paie, avant la fin de la journée ouvrable suivante.
• soutenir Common Wealth dans la distribution des documents du Plan aux employés.
• faciliter des séances d’éducation sur le Plan animées par Common Wealth.

La Common Wealth doit : 

• tenir un registre pour chaque membre individuel des informations d’inscription originales, incluant la demande de compte et la déclaration de fiducie, les détails de l’historique des transactions (contributions, frais, investissements, retraits) et les instructions, les désignations des bénéficiaires, les relevés/reçus fiscaux et les relevés annuels des membres pour la période requise conformément à l’article 10.
• traiter le téléchargement numérique par l’employeur d’un fichier de transaction d’information des membres et, le cas échéant, un fichier de déduction sur la paie, dans un format acceptable pour Common Wealth, le deuxième jour ouvrable après avoir reçu en bon ordre toutes les informations nécessaires à fournir par le promoteur du régime, avant l’heure limite de 14 h (heure normale de l’Est). Les demandes reçues après la date limite seront traitées le jour ouvrable suivant.
• Effectuez des validations lors des téléchargements de fichiers afin d’assurer le format approprié, de vérifier la relation des membres avec une organisation participante et de confirmer l’exhaustivité et l’exactitude des dossiers.
• traiter au moins 95% des transactions suivantes dans les 15 jours ouvrables suivant la réception par Common Wealth de toutes les informations nécessaires à fournir par le Promoteur du régime, le membre ou, le cas échéant, un tiers :
  • • Retraits/transferts de membres (résiliations hors régime).
    • Retraits ou transferts de membres en raison de la résiliation du régime.
    • Demandes de retraite des membres (retraits, transferts, paiements périodiques de REER).
    • La mort réclame.
• traiter les contributions forfaitaires, les cotisations mensuelles régulières ou le transfert d’actifs pour les membres du régime dans les 5 à 7 jours ouvrables suivant la réception des contributions ou des actifs.
• transmettre les directives d’investissement et de réinvestissement des membres au dépositaire sous forme d’instructions.
• Le processus exigeait un règlement lors de la rupture du mariage conformément à une ordonnance du tribunal ou à une entente de séparation.
• préparer et soumettre la déclaration annuelle d’information du CELI et, le cas échéant, les feuilles et reçus fiscaux RSP/RIF conformément à la Loi fiscale.

Le promoteur du régime doit :

Applicable à tous les employeurs :

• reverser tous les frais de l’employeur à la Common Wealth.
• être tenu responsable des frais de l’employeur dus mais non perçus par la Common Wealth.
• fournir toutes les informations nécessaires et être responsable de la validité des données liées aux employés sur l’adhésion et la paie requises par Common Wealth pour effectuer tout service à fournir en lien avec l’enregistrement ou l’administration du Régime.
• Reconnaissez que les renseignements personnels sont recueillis, utilisés, divulgués ou autrement traités ou traités conformément à la loi applicable.
• Confirmez les informations dans le formulaire Détails du plan, annexe A. Ces informations serviront à configurer le portail des membres avec les instructions de contribution de l’employeur et à aider Common Wealth avec les exigences de soutien à l’administration de l’employeur.

Applicable à tous les employeurs offrant une déduction sur la paie :

• fournir toutes les informations nécessaires sur la paie des membres et être responsable de la validité des renseignements requis par Common Wealth pour effectuer tout service à fournir dans le cadre de l’administration de la paie du régime.
• déduire les contributions correctes du salaire des membres et effectuer des contributions équivalentes si applicable.
• Notifier Common Wealth des activités des employés liées au démarrage ou à la fin de l’adhésion et au début ou à l’arrêt d’un congé non payé.
• remet toutes les contributions et cotisations des membres à la Canadian Western Trust Company sous une forme acceptable pour la Common Wealth.
• assurez-vous que toutes les contributions et les détails de l’adhésion soient transmis via un fichier de données sécurisé à Common Wealth dans les 3 jours ouvrables suivant chaque paie.
• être tenu responsable de toute contribution due mais non reçue par la Canadian Western Trust Company.
• s’efforcent de s’assurer que le total des contributions versées au nom des membres ne dépasse pas les limites annuelles de la Loi fiscale applicables aux REER et CELI.

La Common Wealth doit :

• fournir au promoteur du régime et aux membres parrains du régime des informations sur les investissements des fonds ainsi qu’un accès à une suite de fonds via le portail.

Le promoteur du régime doit :

• reconnaître et consentir à la sélection du ou des gestionnaires de placements et du fournisseur de rentes pour le Régime ainsi que pour les fonds d’investissement et produits de rente à rendre disponibles selon l’annexe
• reconnaître et consentir que Common Wealth peut, de temps à autre, apporter des modifications aux fonds d’investissement disponibles dans le cadre du plan, y compris l’ajout de fonds, le retrait de fonds et le remplacement des gestionnaires de placements.
• reconnaître et consentir que Common Wealth peut, de temps à autre, apporter des modifications aux produits de rente dans le cadre du régime, y compris l’ajout de produits de rente, la suppression des produits de rente et le remplacement des fournisseurs de rentes.

L’étendue des services fournis par Common Wealth est celle définie dans la présente entente. Common Wealth fournira les services conformément à toute la législation applicable et aux meilleures pratiques de l’industrie de la tenue de registres. Common Wealth n’a aucune autre responsabilité dans le cadre du Plan ou envers les membres, sauf si cela peut être convenu par écrit.

En fournissant ces services, Common Wealth agira honnêtement et de bonne foi, exercera le soin, la diligence et les compétences attendus d’un administrateur de plan prudent et diligent agissant dans des circonstances similaires, et utilisera toutes les connaissances pertinentes qu’elle possède ou devrait posséder.

En tant que parraine du régime, la Société agira dans le meilleur intérêt des membres du régime lors de l’exercice des responsabilités d’administration du régime. Common Wealth agira dans le meilleur intérêt des membres du régime en fournissant les services administratifs prévus par la présente entente.

La responsabilité de la Common Wealth envers le Promoteur du Régime pour toute réclamation, qu’elle soit contractuelle, délictuelle ou en équité, découlant de la présente Entente ou des Services fournis en vertu du présent sera limitée à la récupération des pertes directes réelles ou des dommages subis par le Promoteur du Régime, le Régime, les Membres, les anciens Membres et les bénéficiaires décédés ou les représentants légalement autorisés de ces anciens Membres, à un maximum de deux ans de frais payés par l’employeur. La Common Wealth ne sera pas responsable des dommages ou pertes indirects, spéciaux, accessoires, punitifs, exemplaires ou consécutifs, y compris les pertes d’affaires ou les pertes de profits, encourus par le Promoteur du Régime, le Régime, les Membres, les anciens Membres et les bénéficiaires décédés ou représentants légalement autorisés de ces anciens Membres, qui découlent de la présente Entente, des Services fournis en vertu des présentes dans la mesure où cette exclusion de responsabilité est valide en vertu de la loi applicable, même si le promoteur du régime a informé Common Wealth de la possibilité de la même chose.

Common Wealth indemnise et épargne sans responsabilité le Régime, le Parrain du Régime et les filiales, affiliés et successeurs du Parrain du Régime, ainsi que leurs administrateurs, dirigeants, agents et employés respectifs agissant en qualité de parrains du Régime, des membres, des anciens membres ou des bénéficiaires du décès ou des représentants légalement autorisés de ces anciens membres (collectivement, les « Parties indemnisées ») contre tout dommage, pertes, responsabilités, jugements, coûts ou dépenses découlant de toute taxe, pénalité, réclamation, demande, action ou cause d’action, y compris les frais juridiques raisonnables et les dépenses (collectivement, « réclamations et/ou pertes ») qui peuvent être faits ou intentés contre les parties indemnisées et/ou que l’une ou la totalité des parties indemnisées pourrait subir ou encourir en conséquence, en ce qui concerne ou découlant de la performance négligente ou du manquement négligent de Common Wealth à fournir les services prévus par la présente entente, telle que déterminée conformément à la norme de diligence énoncée dans la présente entente.

Le Promoteur du régime doit indemniser et protéger la Common Wealth sans responsabilité ainsi que ses filiales, affiliés et successeurs ainsi que leurs administrateurs, dirigeants, agents et employés respectifs contre tout dommage, perte, responsabilité, jugement, coût ou dépense découlant de toute réclamation et/ou perte, y compris les frais juridiques raisonnables et les frais, qui peuvent être effectués ou intentés contre la Common Wealth et/ou que la Common Wealth pourrait subir ou encourir en conséquence, en ce qui concerne toute action entreprise par Common Wealth en se fiant de bonne foi, sur toute directive, avis ou validité d’informations fournies par le Promoteur du régime ou en cas de manquement par ce dernier à fournir des informations, particulièrement en ce qui concerne l’administration du Régime.

Les indemnités énoncées dans la présente section survivront à la résiliation de cette entente pour une période de deux (2) ans, à condition que la partie demandant une indemnité informe rapidement l’autre partie des réclamations et/ou pertes pour lesquelles une indemnité en vertu de cette section est demandée, et lorsque l’indemnité est demandée à la suite de réclamations et/ou pertes d’un tiers, doit donner à l’autre partie la possibilité, à ses frais exclusifs, de résister, défendre et compromettre ces réclamations et/ou pertes et doit fournir une coopération raisonnable et une assistance à l’autre partie selon les besoins nécessaires pour défendre correctement ces réclamations et/ou pertes. L’expiration de l’indemnité n’aura en aucun cas un impact sur le droit du Promoteur du régime de faire une réclamation dans les délais de prescription imposés par la loi pour violation de la norme de diligence en vertu de la présente entente.

Common Wealth s’engage à collecter, utiliser et divulguer des renseignements personnels conformément à toutes les lois applicables, y compris les lois applicables à la protection des renseignements personnels. Common Wealth respectera toutes les conditions de la Déclaration de confidentialité. Common Wealth doit mettre à la disposition des membres une copie de la Déclaration de confidentialité sur le Portail.

En ce qui concerne les services délégués par le promoteur du régime à Common Wealth en vertu de cette entente, Common Wealth accepte de fournir ces services conformément aux lignes directrices de la PAC et à la législation applicable. Common Wealth, s’il estime que le Plan n’est pas administré conformément aux dispositions du Plan, aux Lois applicables ou aux Lignes directrices, informera par écrit le Promoteur du Régime de cette croyance, mais Common Wealth n’est pas responsable s’il ne le fait pas.

Chacune des parties peut mettre fin à cet accord en donnant au moins 180 jours de préavis écrit à l’autre partie, ou tout autre délai de préavis convenu par les parties.

Néanmoins ce qui précède, cet accord peut être résilié par l’une ou l’autre des parties avec un préavis écrit de 30 jours à l’autre partie en cas de l’un des cas suivants :

• Violation substantielle de toute clause de la présente entente et non-réparation d’une telle violation dans les 60 jours suivant la réception de l’avis écrit
• Fusion ou fusion par l’une ou l’autre des parties à cet accord
• L’une ou l’autre des parties cesse ou menace de cesser de poursuivre ses activités, commet un acte de faillite ou devient insolvable

À l’avis de résiliation de la présente entente, la Common Wealth doit transférer au promoteur du régime toutes les données, documents et autres documents pertinents en lien avec l’accord. Common Wealth continuera de fournir ces services et aura droit à une compensation pour tout service rendu jusqu’à la date d’effet de la cessation.

Les frais de l’employeur [parrain] sont facturés mensuellement en fonction du nombre de membres actifs du régime.  

Les cotisations des membres seront payées par les membres et automatiquement déduites de leur compte ou du promoteur du régime, sauf indication contraire. Après le^12e mois civil complet suivant la date d’entrée en vigueur et à la fin de chaque période de 12 mois suivante, les cotisations d’adhésion et les cotisations de l’employeur seront augmentées par l’augmentation de l’IPC, payable sous forme d’augmentation capitalisée.

Droit en vigueur

La présente entente doit être interprétée, administrée et appliquée conformément aux lois de la province de l’Ontario et aux lois du Canada qui s’y appliquent.

Risque inévitable

Common Wealth ne sera ni responsable de son manquement à l’exécution en vertu de cet accord ni des pertes subies par un régime résultant d’un événement dépassant son contrôle raisonnable.

Affectation

Toute entité résultant d’une fusion ou d’une fusion à laquelle la Common Wealth pourrait être partie tant que la présente entente demeure en vigueur deviendra alors la successeure de la Common Wealth en vertu de la présente sans autre acte ni formalité.

Toute entité résultant d’une fusion ou d’une fusion à laquelle le Promoteur du régime pourrait être partie tant que la présente entente demeure en vigueur deviendra alors la successeure du Promoteur du régime en vertu des présentes, sans autre acte ni formalité.

Dossiers de conservation

Common Wealth conservera des documents pendant la durée de la présente entente et de la police, ainsi que par la suite, pour la ou les périodes indiquées dans sa politique de conservation, ou selon l’exigence de la législation applicable, selon la durée la plus longue. Cette obligation survivra à la résiliation de la présente entente.

Utilisation des noms et logos d’entreprises

La Common Wealth est autorisée à utiliser le nom de la société, les logos, les marques de commerce ou les noms commerciaux du Promoteur du Plan et de ses affiliés dans tout matériel promotionnel, marketing, informationnel ou autre contenu lié à son entreprise, sans redevances, tant que la présente entente demeure pleinement en vigueur, y compris toute modification, extension ou reformulation.  Common Wealth reconnaît que le nom corporatif, les logos, les marques de commerce ou les noms commerciaux du Promoteur du régime demeurent la propriété exclusive et exclusive du parrain du régime et de ses affiliés, et qu’il doit cesser toute utilisation du nom corporatif, des logos, des marques de commerce ou des noms commerciaux du promoteur du régime et de ses affiliés à la résiliation de cette entente ou à la réception d’un avis écrit du parrain du régime conformément à la présente entente.

Séparabilité

Si une disposition de ce Contrat est jugée illégale ou invalide pour quelque raison que ce soit par un tribunal compétent, cette illégalité ou invalidité n’affectera pas les autres dispositions du présent Accord, et ce Contrat sera interprété et appliqué comme si cette disposition illégale ou invalide n’avait jamais été insérée dans le présenti.