Politique de confidentialité : données, IA et vos renseignements

Chez Common Wealth Pension Services Inc. ( « Common Wealth » ), la protection de vos renseignements personnels est une priorité absolue. La présente politique de confidentialité détaille notre engagement et encadre nos actions en matière de collecte, d’utilisation et de communication de renseignements personnels , notamment par le biais de l’intelligence artificielle et d’autres technologies d’automatisation des données, aux fins de l’administration des régimes d’épargne-retraite et du service à nos conseillers partenaires, à nos clients et aux participants aux régimes . Common Wealth est assujettie à la législation canadienne sur la protection des renseignements personnels, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) au niveau fédéral; la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25 du Québec); la Loi sur la protection des renseignements personnels (Alberta); et la Loi sur la protection des renseignements personnels (Colombie-Britannique). Lorsque la loi provinciale s’applique à vos renseignements personnels, c’est cette loi qui prévaut.

Qu’est-ce que les informations personnelles?

Les renseignements personnels recueillis pour l’administration du régime sont toute information relative à une personne identifiée ou identificable et comprennent le nom, les coordonnées, les renseignements bancaires, les renseignements sur la planification de la retraite, la date de naissance, l’état civil, le sexe, la profession et les renseignements sur les bénéficiaires. D’autres renseignements personnels sont recueillis à des fins de déclaration fiscale, comme le numéro d’assurance sociale (S.I.N.) et le statut de résident.

Comment ma vie privée est-elle protégée?

Common Wealth est responsable des renseignements personnels sous son contrôle aux fins de l’administration du régime d’épargne-retraite et a mis en place des garanties pour mettre en œuvre la politique de confidentialité, notamment :

- adopter des politiques et procédures pour protéger les renseignements personnels qu’elle collecte, utilise et divulgue;
- fournir de l’information aux membres du régime d’épargne-retraite sur la collecte, l’utilisation ou la divulgation de ses renseignements personnels;
- établir des procédures pour répondre aux demandes concernant la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels;
- établir des processus pour identifier les violations potentielles de la vie privée et fournir une notification appropriée de toute violation aux personnes concernées;
- nommer un agent de la protection de la vie privée pour promouvoir le respect des lois sur la vie privée dans les juridictions où nous opérons, ainsi que des politiques et procédures internes;
- la sécurisation de ses locaux et de ses systèmes électroniques;
- limitant l’accès aux renseignements personnels des employés sur la base du « besoin de savoir » selon les fonctions de leur entreprise;
- former le personnel sur l’importance de protéger les renseignements personnels sous leur contrôle;
- Exiger que les tiers qui fournissent des services pour soutenir le régime d’épargne-retraite respectent toutes les lois pertinentes sur la vie privée, protègent adéquatement vos renseignements et limitent leurs activités aux fins pour lesquelles vos renseignements ont été fournis.

Pourquoi des renseignements personnels sont-ils recueillis et à quoi servent-ils?

En tant que membre ou bénéficiaire du régime, Common Wealth recueille vos renseignements personnels et prend toutes les précautions raisonnables pour s’assurer que vos renseignements sont recueillis, utilisés et divulgués uniquement dans le but d’administrer le régime d’épargne-retraite. Les renseignements personnels sont principalement recueillis pour administrer vos prestations de retraite, investir vos cotisations, payer vos droits après la retraite et nous permettre de mieux vous servir. Les raisons pour lesquelles nous recueillons et utilisons vos renseignements personnels incluent les objectifs suivants :

- généralement administrant le régime d’épargne-retraite;
- effectuer des paiements de droits et autres avantages aux membres, conjoints et bénéficiaires;
- recevoir avec précision, enregistrer et valider les contributions reçues soit de votre compte bancaire, soit de votre employeur, selon le cas;
- tenir des dossiers appropriés;
- vous permettant de sélectionner ou d’acheter certains produits ou services;
- communiquer des informations sur le régime d’épargne-retraite;
- établir et maintenir des relations avec les membres;
- fournir des services de planification financière et d'éducation financière aux membres;
- la recherche, le développement, la gestion et l’amélioration de nos services, y compris la réalisation d’enquêtes qui nous fournissent des commentaires sur nos normes de service et nos opérations;
- l’analyse de l’expérience des membres à l’aide d’outils d’analyse de données pour résoudre les problèmes;
- suivre l’utilisation du site web, l’historique des transactions et les habitudes d’adhésion sous forme agrégée à des fins d’études de marché et/ou de messages personnalisés;
- respecter les exigences légales ou réglementaires, y compris les exigences fiscales et la déclaration fiscale; et,
- mettre en œuvre des procédures pour enquêter sur des transactions spécifiques ou des schémas de transactions afin de détecter des activités non autorisées ou illégales.

Utilisation de l'intelligence artificielle (IA )

Comment on utilise l'IA

Common Wealth peut utiliser des technologies d’intelligence artificielle (« IA ») dans le cadre de la prestation et de l’amélioration de ses services. L’IA peut notamment servir à :

- aider à répondre aux demandes de renseignements et à fournir un soutien aux membres ;
- améliorer l'administration des régimes d'épargne-retraite;
- soutenir les opérations internes, notamment en automatisant les tâches administratives courantes ;
- analyser des données agrégées ou anonymisées pour améliorer la qualité du service et planifier les résultats; et
- Élaborer du contenu éducatif et des communications liés à la planification de la retraite.

Comment vos renseignements sont protégés

Lorsque des technologies d'IA sont utilisées pour traiter des données personnelles, les mêmes garanties décrites dans la présente Politique de confidentialité s'appliquent. Nous prenons des mesures raisonnables pour limiter les données personnelles mises à la disposition des systèmes d'IA à celles strictement nécessaires à la finalité prévue. Lorsque nous faisons appel à des fournisseurs de services d'IA tiers, nous exigeons d'eux qu'ils respectent la législation applicable en matière de protection des données, qu'ils protègent vos renseignements de manière appropriée et qu'ils les utilisent uniquement à des fins autorisées pour notre compte.

Ce qu'on ne fait pas

Common Wealth ne vend pas vos renseignements personnels à des tiers.

Aucune décision ayant une incidence sur vos droits, prestations, cotisations ou l'état de votre compte n'est prise exclusivement par des moyens automatisés. Lorsqu'une intelligence artificielle ou un traitement automatisé est utilisé pour étayer une décision, un employé de Common Wealth dûment habilité à outrepasser le système examine et approuve la décision avant sa mise en application.

Si une décision vous concernant est fondée sur un traitement automatisé, vous avez le droit de :

- être informé des renseignements personnels utilisés dans la décision;
- être informé des principaux facteurs et paramètres qui ont mené à la décision ;
- faire examiner la décision par un employé du Commonwealth; et
- soumettre des observations pour examen dans le cadre de cette évaluation.

Pour exercer ces droits, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des données en utilisant les coordonnées figurant dans la section « Demandes de renseignements ou plaintes ».

Mes informations personnelles seront-elles partagées?

Le transfert autorisé de renseignements personnels par Common Wealth peut comprendre la mise à disposition de certains renseignements à des tiers aux fins de leur travail de soutien à l’administration du régime d’épargne-retraite. Voici quelques exemples de tiers avec lesquels nous partageons vos renseignements personnels :

- Dépositaire – utilisé pour recueillir des contributions et détenir et protéger vos actifs;
- ARC – obligée par les lois fiscales à déclarer certains renseignements personnels à l’ARC, comme votre NAS et vos informations fiscales;
- Fournisseur de rente – utilisé pour l’achat de produits de rente;
- institutions financières pour faciliter le transfert d’actifs et déterminer l’admissibilité au transfert;
- Promoteur du régime – lorsque nécessaire pour administrer le régime pour vous (par exemple, instructions de contribution à la paie, statut d’adhésion);
- Des courtiers associés à votre régime – utilisés pour soutenir les discussions de retraite et/ou de planification financière avec vous;
- Fournisseur de services de conformité – utilisé pour effectuer des opérations de contrôle anti-blanchiment d’argent et anti-financement terroriste conformément aux obligations légales ou réglementaires;

Transferts à l'extérieur de votre province ou du Canada

Certains fournisseurs de services qui soutiennent Common Wealth, notamment les fournisseurs de services d’IA et d’infrastructure infonuagique, peuvent stocker ou traiter vos renseignements personnels à l’extérieur du Québec ou du Canada, y compris aux États-Unis. Les renseignements personnels détenus à l’extérieur du Canada sont assujettis aux lois du territoire ou de la juridiction concernée, ce qui peut permettre aux tribunaux, aux organismes gouvernementaux ou aux forces de l’ordre étrangers d’y avoir accès.

Avant de transférer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, Common Wealth effectue une évaluation des incidences sur la vie privée, comme l’exige la loi québécoise, et met en place des garanties contractuelles pour assurer une protection équivalente.

Combien de temps allez-vous garder mes informations personnelles?

Common Wealth conserve vos renseignements personnels uniquement pendant la période nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis et au respect de nos obligations légales, réglementaires, fiscales et contractuelles. Les durées de conservation sont déterminées par :

- la durée de votre participation au régime, y compris toute période de versement post-retraite ;
- les exigences de conservation des documents fiscaux prévues par la Loi de l’impôt sur le revenu (Canada), qui exigent généralement la conservation des documents fiscaux pendant au moins six ans après la fin de l’année d’imposition concernée;
- exigences réglementaires en matière de pensions et de services financiers applicables à l'administration du régime;
- délais de prescription applicables aux poursuites judiciaires; et
- besoins commerciaux légitimes comme la prévention de la fraude et le règlement des litiges.

Le consentement est-il nécessaire pour la collecte, l’utilisation et la divulgation de mes renseignements personnels?

L’ ouverture d’un compte chez Common Wealth implique votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels, notamment conformément aux dispositions de la section « Utilisation de l’intelligence artificielle » de la présente politique de confidentialité. Vous pouvez retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels, sous réserve des restrictions légales et contractuelles et d’un préavis raisonnable. Sans votre consentement, vous pourriez ne plus avoir accès à certains services et produits du régime, et vous pourriez être radié du régime. Veuillez aviser notre responsable de la protection des renseignements personnels par écrit si vous souhaitez retirer votre consentement.

Common Wealth vous demandera votre consentement expresse avant que vos informations personnelles ne soient utilisées ou divulguées à des fins autres que celles décrites dans cette politique de confidentialité.

Comment puis-je accéder ou corriger mes informations personnelles?

Common Wealth mettra tout en œuvre pour que vos renseignements personnels soient exacts, complets et à jour. Toutefois, nous comptons sur vous pour fournir des renseignements exacts et les mettre à jour en cas de changement. Vous pouvez corriger vos renseignements personnels dans votre compte en ligne.

Sur demande, vous serez informé de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation de vos renseignements personnels. Vous pouvez également demander l’accès à vos renseignements personnels à tout moment et contester leur exactitude. Cependant, dans certaines situations, il se peut que nous ne soyons pas en mesure d’accéder à toutes les informations personnelles que nous détenons à votre sujet. Par exemple, l’information peut contenir des détails sur d’autres individus, ou il peut y avoir des raisons légales pour lesquelles l’information est limitée ou retenue. Si tel est le cas, nous vous informerons de ces raisons lors de votre réponse à votre demande.

Personne responsable des renseignements personnels

Le chef du département d'ingénierie agit à titre de responsable de la protection des renseignements personnels de Common Wealth et est la personne responsable de la protection des renseignements personnels aux fins de la loi 25 du Québec. Ses coordonnées sont fournies dans la section Demandes de renseignements ou plaintes.

Demandes ou plaintes

Toute question concernant la politique de confidentialité de Common Wealth peut être adressée à :

À l'attention du responsable de la protection des renseignements personnels
Services de retraite Common Wealth Inc.
214, rue King Ouest, bureau 314
Toronto (Ontario) M5H 3S6
Courriel : Privacy@commonwealthretirement.c P